Seguramente ya sabes que las pequeñas y medianas empresas españolas sufren mucho a causa de un fantasma que vacía las cuentas bancarias sin dejar rastro aparente en las facturas de gastos fijos. No es el coste del alquiler, ni las tarifas energéticas, ni los impuestos. Es algo mucho más sutil: el dinero inmovilizado en el almacén. Sin embargo, muchos autónomos y dueños de pymes siguen mirando sus estanterías llenas de mercancía con una falsa sensación de seguridad, pensando que el producto es sinónimo de riqueza. Cuando la realidad es que el inventario que no se mueve con rapidez no es un activo, sino una vía de fuga financiera.
La manera más práctica y segura para solucionar este problema es dejar de dirigir el negocio confiando simplemente en el recuento manual o en hojas de cálculo, y tomar la decisión de dar el salto a la digitalización de los procesos. Eso sí, para lograrlo no basta con incorporar tecnología que trabaje de forma aislada, hace falta implantar un programa de gestión ERP que unifique todas las áreas del negocio y que, a su vez, se fusione sin ningún tipo de fricción con una herramienta de control stocks e inventarios. Porque cuando el flujo de caja y la logística hablan el mismo idioma, es cuando tu empresa realmente avanza hacia la rentabilidad real.
Contenido
Ventajas financieras
Para cualquier empresario, la gestión de tesorería es una prioridad operativa. Pero un error clásico en las pymes es la falta de equilibrio en las existencias. Es decir, se sufre de sobrestock en artículos de baja rotación (el cual es dinero atrapado que se devalúa) y, al mismo tiempo, se padecen roturas de stock en los productos estrella, lo que ahuyenta a los clientes y los termina conduciendo hacia la competencia.
En contraposición, la integración de un sistema de inventario con las finanzas corporativas aporta beneficios económicos inmediatos, como son:
- Optimización del capital circulante: cuando conoces con exactitud el ritmo de salida de cada referencia, puedes comprar exclusivamente lo que vas a vender a corto plazo, liberando liquidez para destinarla, por ejemplo, a marketing, contratación o proyectos de expansión.
- Reducción de los costes de almacenamiento: piensa que menos volumen innecesario significa menos espacio requerido, menores costes de mantenimiento, menor contratación de seguros y menos mermas por obsolescencia o caducidad del producto.
- Previsiones de tesorería ajustadas a la realidad: el departamento financiero de tu pyme puede proyectar las salidas de dinero para compras de suministros basándose en demandas reales y no en meras suposiciones, evitando así tensiones de caja de última hora.
Ventajas operativas
A nivel operativo, mantener el almacén desconectado del resto de la empresa genera un gran desgaste en el equipo humano, pues los silos informáticos provocan inconvenientes como que el comercial vende un artículo que el sistema muestra como disponible, pero cuando el operario va a buscarlo a la estantería, descubre que la última unidad se entregó el día anterior.
Esto demuestra que el verdadero coste de una mala gestión logística no es solo el valor del producto perdido, sino el tiempo que tu plantilla malgasta intentando solucionar un error manualmente.
En cambio, cuando el control del inventario está completamente integrado en el software de gestión, la operativa cambia por completo. En el mismo instante en que se procesa un pedido de venta, las existencias se descuentan, la ruta de preparación de pedidos se diseña en el almacén y el departamento de compras recibe una alerta automatizada si la mercancía alcanza el punto de pedido mínimo. Por lo tanto, en el proceso se eliminan los errores humanos de transcripción, se agilizan los tiempos de entrega y el cliente percibe una fiabilidad absoluta que contribuye a incrementar la reputación de la marca.
El ecosistema de CEGID
Ahora bien, para implementar esta visión estratégica con éxito vas a requerir de un aliado tecnológico de amplia experiencia y líder en el desarrollo de soluciones de gestión en la nube, como es el caso de la multinacional CEGID quien, con sus programas especializados para el sector financiero, contable, retail y de recursos humanos, ha redefinido las reglas del juego en el mercado español.
Conscientes de la importancia de este problema, ellos proponen como solución la fusión de dos potentes herramientas como son CEGID Ekon XRP y CEGID Ekon XRP Distribución.
CEGID Ekon XRP
Este es un software de gestión ERP que actúa como la columna vertebral de la organización y cuyo elemento diferenciador es que incorpora la Inteligencia Artificial en el núcleo de la toma de decisiones.
El mismo unifica desde las ventas y la facturación hasta las finanzas de tu pyme bajo una interfaz intuitiva que ofrece una experiencia de usuario única. Su tecnología avanzada, más allá de registrar lo que pasa en tu empresa, tiene la capacidad de identificar problemas y proponer mejoras en todas las áreas operativas, automatizando tareas de forma integral y reduciendo considerablemente los costes de gestión. Como si fuera poco, cuenta con ediciones híper-especializadas que entienden las normativas y flujos de la gestión industrial, la distribución, la salud, los proyectos de servicios y los despachos profesionales.
CEGID Ekon XRP Distribución
Y para que el almacén funcione en perfecta armonía con el cerebro financiero de tu empresa, está CEGID Ekon XRP Distribución, un programa especializado en la cadena de suministro que eleva el control de stock a un nivel predictivo nunca visto en las pymes, apoyándose en tres elementos básicos:
- Aprovisionamiento inteligente y automatizado: el programa cruza variables como los plazos de entrega del proveedor, las existencias y las compras mínimas con los datos históricos de periodos anteriores para automatizar las propuestas de compra basándose en pronósticos de demanda reales, permitiendo una gestión asistida sin igual.
- Flexibilidad comercial y gestión de encargos externos: permite administrar fácilmente el stock fuera de catálogo, pues, al crear el encargo del cliente, el ERP genera automáticamente la compra al proveedor. Además, monitoriza de forma controlada todas las condiciones comerciales complejas, como las comisiones de representantes sobre objetivos o las bonificaciones pactadas por tramos con clientes.
- Conversación con ayuda de la IA: asimismo, el software integra el agente de Inteligencia Artificial CEGID Pulse, que permite que los operarios y directivos pueden consultar los saldos de inventario o el estado de un artículo utilizando un lenguaje natural y directo. Este agente actúa en el ámbito financiero, permitiendo solicitar indicadores clave al instante, evaluar la solvencia de una cuenta o redactar un correo detallando las deudas de un cliente para acelerar el cobro.
Si hay algo que nos queda claro es que dejar el control del inventario en manos de la improvisación o de herramientas inconexas condena a tu pyme a perder competitividad y rentabilidad mes a mes. En cambio, apostar por la integración de herramientas especializadas es una inversión que te ayudará a erradicar los errores del almacén, liberar el potencial de tu equipo de trabajo y tomar decisiones basadas en la certeza absoluta de los datos.
Saca cuentas y verás que esto último es lo que más te conviene, pues te ayudará a llevar tu negocio al siguiente nivel y a ganar en rentabilidad.